Il tuo studio dentistico è destinato a sopravvivere?
Gestire correttamente la nostra attività fa la differenza tra la sopravvivenza o l’estinzione dello studio.
Direi quasi che la “crisi” sta operando una straordinaria e capillare selezione tra i dentisti.
Stanno sopravvivendo o, addirittura, stanno andando bene solo i dentisti che applicano le regole del management aziendale.
Sappiamo bene che un dentista è istintivamente refrattario a gestire lo studio, preferisce curare i pazienti piuttosto che guardare i numeri, otturare denti che gestire il personale, dedicarsi all’aggiornamento che studiare strategie di marketing, preparare piani di trattamento che sviluppare il passaparola.
Ma purtroppo, se non ci si dedica a queste e tante altre attività ben lontane dalla diagnosi e dalla terapia, lo studio entrerà in sofferenza.
Se vuoi il successo dello studio, cerca di renderti conto se lo stai gestendo bene.
Se vuoi superare indenne la crisi sarebbe bene che cominciassi a considerare la materia gestionale come una priorità.
Quando c’è sovrabbondanza di offerta ci vogliono nervi d’acciaio, determinazione e coraggio di osare per tenere in piedi o avviare una nuova attività.
Se tutto il mondo si muove e tu stai fermo è come giocare una partita a tennis dove tu giochi con le braccia ingessate: qualsiasi partita è persa.
Se sei una persona equilibrata che vive i suoi impegni con serietà e gestisce lo studio con ponderazione e saggezza solamente rivolto al bene del paziente non sei nelle condizioni migliori in questo momento. Rischi seriamente che tutto ti scivoli tra le mani. Sei in un’area di comfort dove stai bene ma che non ti consente assolutamente di vedere e risolvere le situazioni critiche.
Il fatturato scende; il margine si riduce; il tono emotivo dello studio non è eccezionale; c’è qualche problema di relazione con i dipendenti e con qualche paziente; vedi ridursi il numero di prime visite; cala il numero di piani di trattamento e quello dei preventivi; noti che questa situazione dura da almeno tre anni; noti che anche il tuo tenore di vita si è ridotto ultimamente e che tua moglie te lo fa notare sempre più spesso.
Si, tutto vero… ma…
Ma sei serio e hai un sacco di precise giustificazioni:
- in un contesto di questo tipo non è facile aumentare il fatturato e poi siamo calati di poco;
- il margine si è ridotto perché il costo dell’energia è aumentato e con esso i trasporti e i materiali;
- il tono dello studio è un po’ caduto ma era da aspettarselo con una tale crisi che colpisce tutti;
- in un contesto come questo trovo normale che i pazienti siano più esigenti e facilmente irritabili;
- anche i dipendenti soffrono di questa situazione;
- poiché si è ridotto il potere di acquisto è logico che ci sia un calo delle visite;
- anche i pazienti si prendono più tempo per decidere i trattamenti ed è normale che confrontino i prezzi;
- si, ho notato che la cosa dura da un po’, ma vedo che stiamo andando meglio di altri colleghi;
- è vero che è calato il tenore di vita della mia famiglia ma ce la passiamo meglio di molti altri.
Di giustificazione in giustificazione non ti rendi conto assolutamente che stai sbagliando strada.
Se sei anche un ottimista stai rischiando moltissimo perché concluderai il tuo lungo elenco di giustificazioni perfette con un deciso: “vedrai che l’anno venturo le cose cambieranno”.
E pieno di entusiasmo mi farai le previsioni su un radioso futuro:
- con le decisioni del governo e della BCE l’economia si riprenderà;
- con la ripresa dell’economia aumenteranno i posti di lavoro e i consumi si riaccenderanno;
- tutti i pazienti che ora aspettano per iniziare le cure cominceranno i trattamenti;
- quelli che si sono rivolti altrove riconosceranno il valore delle mie cure e ritorneranno da me come il figliol prodigo;
- ricominceremo ad aumentare il fatturato;
- il tono emotivo dello studio ritornerà ottimo;
- il margine migliorerà e ciò mi consentirà di riprendere il mio vecchio tenore di vita;
- mia moglie sarà contenta di me.
Pura follia suicida.
Ci vuole il coraggio di guardare in faccia la bruta realtà delle cose e agire di conseguenza.
In realtà bisogna essere realisti
Dovremmo vedere le cose esattamente come sono:
- il fatturato è in calo. Ciò significa che lo studio è stato fermo mentre il mondo attorno cambia.
- L’utile si è ridotto: ciò significa che non hai né il controllo della spesa né quello del fatturato.
- Il tono emotivo dello studio si è ridotto: significa che tu o qualcun altro nello studio siete andati giù di tono e tutti ne sono influenzati.
- Ci sono problemi di relazione con dei dipendenti: significa che un tempo eri più bravo a capirli e gestirli.
- Ci sono problemi di relazione con dei pazienti: sapevi comunicare meglio.
- Si riducono le prime visite: non sei stato capace di fare una politica del passaparola positivo, oppure non fai azioni di fidelizzazione e marketing.
- Cala il numero di piani di trattamento: non sei più capace di proporre correttamente le cure a chi ne avrebbe bisogno.
- Cala il numero di preventivi: non sei stato capace di attrarre nuovi pazienti.
- Sono tre anni che la situazione ristagna: ti sei ingessato.
- Il tuo tenore di vita si è ridotto: hai qualche problema di autostima.
- La moglie te lo fa notare: ha ragione, perché stai fermo?
Perciò, se pensi che per fare il dentista sia più importante di ogni cosa conoscere tutto dell’implantologia, sei fuori strada.
Se le cose non stanno andando come dovrebbero significa che non le stai controllando.
Allo stesso modo potrebbe essere che ti sei accorto che qualcosa non va ma non ti sei mosso per fare qualcosa.
È il momento giusto per agire
Non c’è momento migliore di quello in cui una situazione diventa critica per rimboccarsi le maniche e prendere il controllo.
Prendere il controllo significa diventare un manager dello studio e cominciare a vedere le cose in maniera molto diversa da quanto hai fatto finora.
Gli ambiti che bisogna conoscere e, poi, applicare concretamente sono quelli classici del management. In uno studio dentistico sono riassumibili come attività AVPIM ( A= atttrarre, V= vendere, P= produrre, I= incassare, M= mantenere).
Attrarre significa avere un’attività di MKT che, nel caso specifico, significa sviluppo del passaparola e della fidelizzazione. Una cosa che sembra banale ma che è discriminante tra gli studi che hanno un ottimo afflusso di pazienti e studi che non ne hanno affatto.
Bisogna studiare specificatamente la materia e poi applicarla rigorosissimamente e senza sbavature.
Vendere significa avere sviluppato una buona modalità di diagnosi e la capacità di formulare un piano terapeutico efficace.
Un dentista e il suo staff dovrebbero sviluppare specifiche capacità per poter proporre un piano di trattamento e il suo preventivo di spesa in modo che il paziente accetti entrambi.
Si tratta di qualcosa di difficile ma non più eludibile: lo sviluppo di ottime capacità di relazione risulta determinante per comprendere i bisogni del paziente e per poter formulare un piano che li assolva.
Solo dopo aver compreso il bisogno si può sviluppare un corretto piano di trattamento e solo a quel punto si potrà proporlo e preparare un preventivo di spesa.
Se desideriamo che un cliente accetti quel piano è indispensabile che la comunicazione sia così efficace da fargli accettare contemporaneamente le cure e il loro costo.
Ciò significa diventare esperti di comunicazione.
Un dentista deve saper vendere.
Produrre significa organizzare perfettamente la squadra e i collaboratori affinché non venga sprecato tempo e attenzione al momento di realizzare le cure.
Saper gestire il team è cosa veramente complessa se non si hanno doti di leader naturali. La leadership è, perciò, un’altra specifica competenza da sviluppare.
Gestire uno studio significa essere in grado di leggere e capire quello che accade e sviluppare un sistema che faccia diventare routine il lavoro e l’attività dello studio.
Produrre è forse la fa parte più interessante della gestione perché tratta di sviluppare le capacità necessarie e a dirigere il sistema.
Occuparsi di assistenti, segretarie e collaboratori e coordinarne l’attività considerando le risorse dello studio e le necessità dei pazienti è qualcosa di estremamente interessante e spiega come ci siano dentisti che lavorano poco e producono tanto e altri che lavorano tanto e producono poco.
Incassare significa che tutte le attività dello studio sono realizzabili se i pazienti sono messi nelle condizioni di pagare le cure.
Senza incassi, nessuna risorsa economica per sviluppare lo studio: aggiornamento, consumi, utenze, stipendi, marketing, collaborazioni, ecc. ecc.
Collegato alla materia risorse economiche c’è ovviamente la gestione finanziaria dello studio con gli accantonamenti, la gestione della tassazione, gli investimenti e i piani di sviluppo correlati.
Mantenere significa aver sviluppato tutto il know how necessario a mantenere e poi migliorare lo stato di salute dei nostri pazienti.
Ciò garantisce nel tempo l’integrità del nostro bacino di utenti.
è vero, gestire lo studio può essere un’attività molto diversa da quella cui un dentista si è preparato e a studiato. Ma, se un tempo bastava essere dei professionisti puri e non dedicare neanche un momento alla gestione, oggi questo comportamento sarebbe un suicidio.
Se vuoi che lo studio cresca devi prendere seriamente in considerazione la materia gestionale ed iniziare a prepararti.
Questo farà la differenza tra il successo o il fallimento dello studio.